Persónuvernd og öryggisstefna
Vinnumálastofnun er ábyrgðaraðili að allri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu stofnunarinnar. Vinnumálastofnun er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar einstaklinga til þess að sinna lögbundnum verkefnum sínum. Hjá stofnuninni eru gerðar ríkar kröfur um öryggi við vinnslu persónuupplýsinga og að leynd upplýsinga og trúnaði sé viðhaldið í samræmi við lög, reglur og eigin öryggisstefnu.
Í þessari persónuverndarstefnu er unnt að nálgast fræðslu um meðferð Vinnumálastofnunar á persónuupplýsingum. Jafnframt er hægt að nálgast frekari upplýsingar í öryggisstefnu og vinnsluskrá Vinnumálastofnunar.
Hvaða persónuupplýsingar er unnið með hjá Vinnumálastofnun?
Vinnumálastofnun vinnur m. a. með:
Upplýsingar um auðkenni einstaklinga og fjölskylduhagi
t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, hjúskaparstöðu, fjölskylduhagi og samskiptasögu.
Upplýsingar um menntun og vinnusögu einstaklinga
T.d. menntun, prófgráður, akstursheimildir, námsframvindu, upplýsingar um námslok, atvinnusögu, starfshlutfall, upplýsingar um starfslok og orlofstöku.
Fjárhags og bankaupplýsingar
T.d. bankareikningsnúmer, tekjuupplýsingar, skattskil, reiknað endurgjald, lífeyrissjóðsgreiðslur umsækjenda og stéttarfélagsaðild.
Heilsufarsupplýsingar
T.d. upplýsingar um starfsgetu og réttindi einstaklinga í öðrum tryggingakerfum.
Stafrænar upplýsingar
T.d. um heimsóknir á heimasíðu og á mínar síður Vinnumálastofnunar s.s. og vefmælingar.
Hvaðan fær Vinnumálastofnun þessar upplýsingar?
Vinnumálastofnun aflar upplýsinga frá einstaklingunum sjálfum, opinberum sem og einkaaðilum t.d.:
-Umsækjanda sjálfum,
-Atvinnurekendum,
-Lífeyrissjóðum,
-Stéttarfélögum,
-Öðrum ríkisstofnunum, s.s. Ríkisskattstjóra, Tryggingastofnun ríkisins, Útlendingastofnun, menntastofnunum, Menntasjóði, Sjúkratryggingum Íslands og tollyfirvöldum.
Af hverju vinnur Vinnumálastofnun með persónuupplýsingar og hverjar eru heimildir stofnunarinnar til vinnslu?
Vinnumálastofnun er nauðsyn á að vinna með persónuupplýsingar einstaklinga svo hún geti sinnt lögbundnum verkefnum sínum. Almennt byggir vinnsla persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun á lögum. Þau lög sem stofnunin starfar eftir má nálgast hér: https://vinnumalastofnun.is/um-okkur/log-og-reglugerdir
Hér má einnig nálgast skrá yfir vinnslu persónuupplýsinga hjá stofnuninni þar sem vinnsla er flokkuð eftir lagaheimildum og málaflokkum.
Hverjir hafa aðgang að eða vinna með persónuupplýsingar um einstaklinga?
Fyrst og fremst er það starfsfólk Vinnumálastofnunar sem vinnur með persónuupplýsingar og einungis þegar það er nauðsynlegt vegna þeirra verkefna sem það sinnir. Allir starfsmenn stofnunarinnar eru bundnir trúnaði um allt sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu. Þagnarskylda helst þó starfsmaður láti af störfum. Þjónustuaðilar sem starfa í þágu stofnunarinnar og hafa aðgang að persónuupplýsingum eru einnig bundnir trúnaði.
Vinnumálastofnun afhendir persónuupplýsingar til annarra opinberra aðila ef og þegar lög áskilja.
Afhending persónuupplýsinga til einkaaðila byggir ávallt á heimild í lögum eða samþykki þess einstaklings sem upplýsingarnar varða. Dæmi um miðlun persónuupplýsinga til einkaaðila má nefna sendingu á ferilskrá atvinnuleitanda til atvinnurekenda í tengslum við vinnumiðlun og þjónustu við atvinnuleitendur.
Varðveislutími gagna
Vinnumálastofnun er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Samkvæmt lögunum er Vinnumálastofnun skylt að varðveita persónuupplýsingar sem safnast í skjölum stofnunarinnar í 30 ár en að þeim tíma liðnum eru skjölin afhent til Þjóðskjalasafns.
Réttindi hins skráða
Einstaklingur hefur rétt á að vita hvaða upplýsingar eru varðveittar um hann hjá Vinnumálastofnun og fá aðgang að þeim upplýsingum.
Einstaklingur getur átt rétt á því að láta leiðrétta rangar persónuupplýsingar um sig og ákveðnum tilvikum getur einstaklingur átt rétt á að vinnsla persónuupplýsinga um hann hjá Vinnumálastofnun sé takmörkuð.
Þar sem Vinnumálastofnun er bundin að lögum um opinber skjalasöfn til að varðveita allar upplýsingar sem henni berast eiga einstaklingar ekki rétt á að fá persónuupplýsingum um sig eytt. Einstaklingar geta hins vegar andmælt vinnslu á persónuupplýsingum um þá þegar stofnunin vinnur slíkar persónuupplýsingar á grundvelli almannahagsmuna, þ.e. lagaheimildar, eða við beitingu opinbers valds.
Fyrirspurnir eða ábendingar vegna vinnslu persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun skulu sendar með tölvupósti á postur@vmst.is eða í síma 515-4800. Þá er einnig hægt að senda póst merktan: Persónuverndarfulltrúi Vinnumálastofnunar, Kringlan 1, 150 Reykjavík.
Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun sé ekki í samræmi við lög getur hann sent kvörtun til Persónuverndar. Upplýsingar um kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga eru á heimasíðu Persónuverndar.
Rafræn vöktun / eftirlitsmyndavélar
Þar sem Vinnumálastofnun viðhefur rafræna vöktun með eftirlitsmyndavélum á starfsstöðvum og húsnæði á vegum stofnunarinnar eru öll vöktuð svæði merkt sérstaklega. Slíkt eftirlit er viðhaft í öryggisskyni.
Myndefni sem safnast við rafræna vöktun er eingöngu skoða ef sérstakt tilefni gefst til og er ekki varðveitt lengur en í 30 daga nema lög heimili eða nauðsynlegt er að varðveita efni til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra sambærilegra laganauðsynja.
Ef þú ert með ábendingar eða kvartanir sem lúta að persónuvernd geturðu sent á netfangið:
personuvernd@vmst.is
